採用代行業者を乗換えるべき判断基準と乗り換え企業を選ぶ5つのポイント

採用代行（RPO／アウトソーシング）業者を利用されている採用担当の中には、「ミスが多い」「提案をしてくれない」「対応が遅い」「価格が高すぎる」などなど、現状の採用代行業者に不満を持たれている方も多いのではないでしょうか？
当たり前ですが採用代行（RPO／アウトソーシング） は2つの業者に同時に発注してみて比較する事ができないため、不満を持っていても他の業者に変更しても改善するのかわからず、そう簡単に乗換えに踏み切れません。
また、新しく契約するには各種契約書の締結や、自社採用の理解や手法の擦り合わせなど多大な手間がかかってしまうため、なかなか新しい業者に乗り換える労力もかかります。

このコラムでは、長年採用代行業者を乗り換えを担当し、様々な採用手法を見てきた経験から、採用代行業者乗り換えの検討を行う際の基準と、乗り換える際の代行業者を選ぶポイントを解説していきます。

採用代行（RPO／アウトソーシング）業者を乗り換えるべき判断基準

現在の採用代行業者に不満がある場合は、下記のポイントを一度確認してみてください。下記のポイントに当てはまる業者は、乗り換えを検討するには十分と考えられます。

ミスが多いと感じる

採用業務を進める中でミスが多いと感じる場合は、ミスを防ぐためにどのような体制になっているのか代行業者に確認してください。
正直、100％ミスが無いというのは不可能です。人間が作業する以上、必ずミスは発生します。
問題はミスが発生しないため、2名以上の担当者による2重チェックや、作業の簡素化、ITの活用など、発生したミスが再度起こらないための対策をしているかが大事です。

2名以上の担当者による2重チェックができているか

説明会や選考の日程の学生への案内、合否通知などはうっかりミスが発生しやすい作業です。必ず2名以上の担当者によるチェックが必要です。
同じ人間による2重チェックでは不足です。一人の人間では思い込みや見逃す癖がありますので、2名以上のチェックが必要なのです。こういった対応をしているのか確認してください。

作業の簡素化の提案があるか

学生への対応など丁寧に対応しようとすると業務が複雑化しやすい傾向があります。
また、必要な作業だと思い込んでいるだけで、意外と余計だったり無くてもそれほど影響がない工程を行っていたりするものです。
作業工程の打ち合わせの際、代行業者が、ただ指示した作業を受けるだけでなく、こういった作業の簡素化を提案してくるでしょうか？
ただ言われた作業をこなしているだけの代行業者であれば、ミスを減らす意識が乏しい企業かもしれません。

IT活用の提案があるか

業務の情報共有、指示伝達方法は最新のIT技術を使った提案はありますでしょうか？
メール、電話など従来のやり取りだけだと、どうしても抜けや漏れが発生します。自社の規定などあるので導入できない場合もあるかと思いますが、チャットワークやslack、Googleドライブなどミスを無くすためのクラウドなどの活用は必須です。
そういう提案が無いのであれば、ミスをできるだ減らしていくためのバージョンアップがでていない企業の可能性があり、次々と新しい手法が出てくるIT技術にも今後対応できないかもしれません。

上記、よくある対策を挙げましたが、そういったミスが起きないための対策がしっかり為されていれば、ミスは必ず減っていきます。対策に疑問や不満がある場合は乗り換えを検討するべきです。
こちらから、対策不備を指摘、改善依頼をしないといけないようだと、その代行業者はミスに対する考え方が甘いと言えます。採用業務上のミスは個人情報の流出や、応募学生からのクレームなど企業ブランドに関わる致命的なミスに発展する可能性もあります。

新しい提案、アラートをしてくれない

採用代行は採用業務の代行であり事務代行ではありません。指示した作業をこなすだけで、採用成功に向けて提案が無い代行業者であれば、見直しを検討しても良いかもしれません。
LINEの活用、WEB面接の導入など採用活動は日々、変化しています。これらに対応していないと応募数やその後の進捗に大きく影響してきます。
同様に、学生向け説明会の日程設定など、ベストなタイミングで公開する必要があります。そういったアラートをしてくれず、こちらから言わないと何もアクションをしてくれない代行業者も採用成功に向けてタッグを組むパートナーとしては心もとないと感じます。

対応が遅い・レベルが低い

指示した作業の対応が遅い、もしくは対応レベルが低いと感じる場合、代行業者のキャパシティを超えた受注をしている可能性があります。その場合、いずれ大きなミスを発生させる可能性が大きいです。
また、100名を超える大量採用の場合、代行業者の能力を超えてしまっている場合もあります。
自社の求める採用レベルに適していないと感じるなら、実績や対応するアウトソーサーの人数などを確認し、不安を感じるなら見直しを検討した方が良いと思います。

価格が高いと感じる

あまり比較検討せずに代行業者を導入した企業などで、市場価格からだいぶ高額な料金になっている事があります。採用代行は、毎年見直すようなものでもないため、そのまま例年継続する場合、初年度に契約した料金のまま高い料金で契約してしまっています。
料金が高いと感じるなら他の代行業者の話も聞いて市場価格を調べても良いと思います。
ただ、注意したいのが代行業者によって質がかなり違うので、安さだけで乗り換えてしまうと大失敗する可能性が高いです。
代行業者の質を求めるなら、当然ある程度の金額になりますので、判断が大事です。

乗り換え企業を選ぶ5つのポイント

乗換え先の代行業者を選ぶのはかなり難しいです。実際に乗り換えたものの乗換え先でもっと不満に感じ、結局元の業者に戻した例も多々あります。ここでは乗換え先を選ぶポイントを解説します。

自社の採用に似た企業の実績があるか

実績が多いとそれだけ経験が多く、あらゆる採用に対して対応できる安心感があります。
また、自社と同規模の採用数の実績や、業種の実績も確認してください。
100名以上の採用規模になると、代行業者側にも効率化のノウハウとマンパワーが求められますので、どれくらい実績があるのか確認が必要です。
また、業種や採用職種についても自社と似た内容の実績があると採用ノウハウがあるため頼りになります。
特に採用が難しい業種や、特殊な業界などでは重要です。

自社の状況や課題に対して改善の提案ができるか

交渉の際、自社の採用の状況や課題について、代行業者から改善の提案や新しい手法やツールの提案があるかも大事です。
依頼した業務をできるだけミスなくこなすというのは、ある意味代行業務では当たり前です。
事務代行ではなく採用代行である以上、採用手法やノウハウについて提案が無い場合は、あまり期待できないかもしれません。
また、LINEやダイレクトリクルーティングなど新しいツールや手法についての提案があるかも、日々、進化する採用市場に適した提案をしてくれる企業かどうかも判断できます。

価格が適正か

安すぎる企業には注意してくください。採用代行サービスの場合、高率化や企業努力でもそこまで大きな差はできません。そのため極端に安いけど、何か特殊な方法で高いレベルのサービスを提供できると言う事は残念ながらありません。
数社比較検討して極端に安い企業には、それなりのサービスしか期待できません。
乗り換えてみたものの、結局上手くいかず元の代行業者に戻ってきたり、すぐに他の代行業者に乗り換えないといけなくなるのは、大概このパターンです。
ただ、極端に高いけど、それほどのサービスが提供できない場合はあります。1社だけで判断するのではなく、複数社の話を聞いて、何が自社に合っているのか判断してください。

【参考記事】

自社のやりたい事が本当にできるか

面接官のアテンド、面接評価の入力方法、エントリーシートの提出方法など、自社のやりたい手法が採用フローによってあると思いますが、それができるのか確認が必要です。
注意しないといけないのは、打ち合わせの段階ではできると答える代行業者が多い事です。
しかし、詳細まで確認するとかなり無理やりな方法だったり、応募者に手間をかける方法だったりします。
特に採用管理システム（ATS）を導入している企業でよく起こるトラブルで、実際に運用してから色々と問題が出てきたりします。
安易にできると安請け合いする代行業者ではなく、できるできないが、はっきりしていて、その理由をきちんと説明できる代行業者を選ぶ必要があります。

採用管理システム（ATS）の運用に精通しているか

採用業務の複雑化により、採用管理システム（ATS）を導入する企業が増えてきました。
また、採用代行企業からもシステムの導入や乗り換えを提案してくることもあると思います。
自社の導入していう採用管理システムがある場合は、もちろんそのシステムの運用に精通しているか確認する必要がありますが、それ以外の複数の管理システムの運用にも実績があると、それだけノウハウや採用業務に精通していると予測できます。
また、新卒採用、中途採用、アルバイト採用で得意とする管理システムが違うので、どの管理システムの実績が多いかで、その代行業者がどの分野の採用を得意としているかわかります。
また、管理システムや採用サービスによっては運用実績に応じた認証を発行している場合もあります。
それらも参考になると思います。

（参考外部リンク）
sonar ATS　アウトソーシング認証パートナー

OfferBox認定パートナー　

採用代行企業の乗換え実績が多い採用総研のご紹介

採用総研では他社で採用代行を導入していたものの、不満を感じ採用総研に乗り換えられた実績が豊富です。
乗り換え後の継続率はほぼ100％と、非常に高い満足度を誇ります。
今、導入している採用代行業者に不満や疑問を感じている人事ご担当者様はいちどお問い合わせください。

【採用総研の導入事例】

まとめ

一度導入するとなかなか乗換えが難しい採用代行（RPO/アウトソーシング）ですが、不満や疑問を感じているなら、ぜひ積極的に見なおしをしてみてください。
その上で、やはり今の代行業者で良かったと思えるなら、安心して改善を依頼できると思いますし、乗り換えた方が良いと判断されたなら、できるだけ早く乗り換えを進めてください。
採用代行は毎年契約を続けてブラッシュアップしていくものです。自社に合うパートナーを早く見つけて継続する事が大事です。